Satu madrasah, yayasan, atau pondok

Jawaban singkat#

Bisa. Satu akun Santrinesia adalah wadah semua data Anda. Isinya boleh satu madrasah saja, beberapa madrasah di bawah satu yayasan, atau pondok lengkap dengan asrama. Fiturnya sama untuk semua; yang berbeda hanya lembaga yang Anda buat.

Akun pondok

Wadah semua data Anda. Namanya bebas, misalnya "MI Nurul Huda" atau "Yayasan Al-Ikhlas".

Lembaga

Tempat santri belajar: MI, MTs, MA, diniyah, tahfidz, atau kesantrian (asrama). Boleh satu, boleh banyak.

Kantor Yayasan

Kas pusat yang selalu ada di setiap akun. Bila Anda hanya satu madrasah, biarkan saja atau ganti namanya, misalnya menjadi "Tata Usaha".

Pondok (di Susun pondok)

Artinya satu kampus atau lokasi. Untuk madrasah tanpa asrama, isi dengan nama kampusnya, misalnya "Kampus MI Nurul Huda".

Santri

Sebutan bawaan untuk semua peserta didik. Bisa diganti, misalnya menjadi "Siswa" (lihat Skenario 1).

Skenario 1: hanya satu madrasah#

Contoh: MI Nurul Huda, kelas 1 sampai 6, semua siswa pulang-pergi, tanpa asrama.

1. Buka Master data › Lembaga & struktur, klik "Susun pondok"Isi nama kampus, misalnya "Kampus MI Nurul Huda", dan tahun ajarannya.
2. Centang MI sajaLembaga lain tidak usah dicentang. Isi jumlah kelas tiap tingkat, misalnya satu kelas untuk kelas 1 sampai 6.
3. Lewati langkah AsramaAsrama hanya untuk lembaga kesantrian. Karena tidak ada asrama, santri otomatis tercatat tidak mukim (pulang-pergi).
4. Ganti istilahnyaDi Pengaturan › Pengaturan pondok, bagian Istilah pondok, isi Peserta didik dengan "Siswa", Sebutan lembaga dengan "Madrasah", dan Iuran bulanan dengan "SPP". Seluruh panel dan portal wali langsung memakai kata itu.
5. Ganti nama kas pusat (bila mau)Di Master data › Lembaga & struktur, klik ikon pensil di baris Kantor Yayasan, lalu ganti misalnya menjadi "Tata Usaha".
6. Lanjutkan seperti biasaMasukkan santri, buka PSB, lalu buat tagihan SPP. Semuanya tercatat atas nama MI.

Skenario 2: yayasan dengan beberapa madrasah#

Contoh: Yayasan Al-Ikhlas menaungi MTs dan MA di satu kampus, tanpa asrama. Tiap madrasah punya kepala, PSB, dan tagihan sendiri, tetapi yayasan ingin melihat semuanya.

1. Susun pondok, centang MTs dan MASatu kampus berisi dua lembaga. Isi kelas 7 sampai 9 untuk MTs dan 10 sampai 12 untuk MA.
2. Undang kepala tiap madrasahDi Pengguna › Daftar pengguna, klik "Undang pengguna", pilih peran Admin lembaga, lalu di Cakupan pilih lembaganya. Kepala MTs hanya melihat MTs.
3. Buat PSB dan tagihan per madrasahSetiap gelombang PSB dan komponen biaya punya lembaga pemilik, jadi pendaftar dan uang MTs tidak tercampur dengan MA.
4. Yayasan melihat semuanyaAdmin yayasan memilih "Semua lembaga" di bagian atas layar untuk melihat gabungan, atau satu lembaga untuk melihat rinciannya.

Skenario 3: pondok pesantren lengkap#

Contoh: pondok dengan MI, MTs, MA, diniyah, tahfidz, serta asrama putra dan putri. Inilah susunan pondok demo Santrinesia.

1. Susun pondok, centang semua lembaga yang adaTermasuk Kesantrian, karena asrama dan kamar dimiliki lembaga kesantrian.
2. Isi asrama dan kamarnyaMisalnya Asrama Putra 10 kamar dan Asrama Putri 10 kamar.
3. Pakai Preset tipe pondokDi Pengaturan › Preset tipe pondok, pilih yang paling mirip: Salaf, Modern, Tahfidz, Pondok + Sekolah Formal, atau Ma'had Aly. Contoh jenis izin, kegiatan absensi, dan kategori pelanggaran ditambahkan sekaligus, lalu bisa diubah.
4. Satu santri, dua lembagaSantri yang mondok tercatat di madrasahnya dan di lembaga kesantrian sekaligus; datanya tetap satu.

Skenario 5: beberapa asrama dengan rekening dan biaya sendiri#

Contoh: Pondok Hudatul Muna punya tiga asrama, yaitu Asrama Bu Yai Nikmah, Asrama Gus Munir, dan Asrama Gus Fuad. Tiap asrama punya rekening dan besaran syahriah sendiri, sedangkan santrinya bersekolah di MTs yang sama.

1. Buat tiap asrama sebagai lembaga kesantrianDi Master data › Lembaga & struktur, klik "Tambah lembaga", pilih jenis Kesantrian/asrama, beri nama "Asrama Bu Yai Nikmah". Ulangi untuk Gus Munir dan Gus Fuad.
2. Tambah asrama dan kamar di tiap lembagaDi baris lembaga itu, klik "Tambah asrama", lalu tambahkan kamarnya. Santri yang ditempatkan di kamar itu otomatis tercatat di lembaga asramanya.
3. Isi rekening tiap asramaDi Keuangan › Pengaturan keuangan › Rekening, tambahkan rekening dan pilih asrama pemiliknya. Centang "Tampilkan di portal wali" bila wali boleh transfer ke sana.
4. Buat biaya dan tagihan bulanan per asramaBuat komponen biaya milik asrama itu, lalu terbitkan tagihan sekali (mis. uang kitab) atau tagihan berulang tiap bulan dengan sasaran lembaga asramanya. Tagihan hanya terbit untuk santri yang tinggal di sana. Bendahara asrama bisa mengerjakannya sendiri.
5. Undang bendahara tiap asramaDi Pengguna › Daftar pengguna, undang dengan peran Bendahara dan cakupan lembaga asramanya. Ia hanya menerbitkan tagihan dan membaca buku keuangan asrama itu; di loket ia tetap bisa menerima pembayaran semua tagihan santri penghuninya. Pengasuh dan admin yayasan melihat gabungannya.

Skenario 4: mulai kecil, berkembang nanti#

Contoh: tahun ini baru MTs. Beberapa tahun lagi yayasan membuka MA dan asrama.

1. Mulai dengan satu lembagaIkuti Skenario 1.
2. Tambah lembaga kapan sajaDi Master data › Lembaga & struktur, klik "Tambah lembaga" untuk MA, lalu "Tambah kelas".
3. Tambah asrama saat dibutuhkanTambah lembaga Kesantrian, lalu "Tambah asrama" dan kamarnya. Santri baru setelah itu tercatat mukim; santri lama yang mondok ditandai "Jadikan mukim" lalu ditempatkan di kamar.
4. Data lama tetap di tempatnyaTidak perlu akun baru atau memindah data: santri, alumni, dan keuangan sejak awal tetap di akun yang sama.

Apakah harus di bawah yayasan?#

Di Santrinesia tidak harus. Akun boleh berisi satu madrasah saja; Kantor Yayasan cukup dibiarkan sebagai kas pusat atau diganti namanya. Soal badan hukum penyelenggara madrasah atau sekolah, ikuti aturan Kementerian Agama atau dinas pendidikan yang berlaku; Santrinesia tidak mengubah status hukum lembaga Anda.