Template dokumen dan kop surat

Membuat template baru#

1. Buka Master data › Template dokumen, klik "Buat template"
2. Pilih "Dokumen untuk"Santri, Wali santri, Pegawai, Lembaga, Pendaftar PSB, Kwitansi pembayaran, Invoice tagihan, Surat izin, Surat peringatan, Surat keluar, dan lainnya. Pilihan ini menentukan data apa yang bisa disisipkan dan tidak bisa diganti setelah dibuat.
3. Beri nama dan pilih ukuran kertasMisalnya "Surat keterangan santri aktif", kertas A4 atau F4/Folio.
4. Pilih "Mulai dari""Contoh siap pakai" sudah berisi kop, judul, isi, dan tanda tangan; tinggal disesuaikan. "Kop surat saja" untuk menyusun dari awal.
5. Klik "Buat dan ubah"Layar penyusun terbuka: daftar bagian di kiri, pratinjau di kanan.

Menyusun bagian dokumen#

Dokumen tersusun dari bagian-bagian yang bisa ditambah, dinaikkan, diturunkan, atau dihapus.

Kop surat

Kepala surat. Pilih jenisnya di bagian berikut.

Judul

Judul surat, misalnya SURAT KETERANGAN.

Paragraf

Isi surat. Bisa rata kiri, tengah, kanan, atau rata kiri-kanan.

Teks Arab

Basmalah atau kutipan Arab, ditulis kanan ke kiri.

Daftar data

Baris label dan isi, misalnya Nama : (nama santri). Klik "Tambah baris" untuk menambah.

Tabel rincian

Untuk kwitansi dan invoice: baris tagihan terisi otomatis lengkap dengan total.

Gambar

Logo tambahan atau gambar lain, ukuran kecil sampai selebar halaman.

Tanda tangan

Tempat dan tanggal, jabatan, dan nama penanda tangan.

Jarak kosong

Ruang kosong di antara bagian.

Menyisipkan data otomatis#

Di paragraf atau daftar data, klik tombol "Data" lalu pilih datanya: nama santri, nomor induk, kelas, nama wali, nama pondok, tanggal hari ini, nomor surat, dan field tambahan pondok. Di pratinjau, data tampil sebagai kotak hijau dan diganti data asli saat dicetak.

Memilih jenis kop#

Klik bagian Kop surat, lalu pilih "Jenis kop".

Otomatis dari profil pondok

Logo dan nama dari Pengaturan › Tampilan & logo, ditambah alamat dan kontak yang Anda ketik.

Logo dan teks sendiri

Untuk yayasan atau lembaga dengan logo berbeda.

Gambar kop utuh

Unggah kop surat yang sudah jadi (PNG/JPG/WebP, lebar disarankan 1.600 piksel ke atas).

Kop surat (Persuratan)

Memakai kop yang diatur di Komunikasi › Surat keluar, tab Pengaturan, bagian Kop surat: kop tiap lembaga dan kop yayasan.

Tanda tangan, stempel, dan QR#

Klik bagian Tanda tangan, lalu pilih "Cara tanda tangan".

Manual (tanda tangan basah)

Ruang kosong untuk ditandatangani setelah dicetak.

Gambar tanda tangan

Tanda tangan hasil pindai dicetak langsung. Pakai PNG berlatar transparan.

QR verifikasi

Setiap cetakan mendapat kode QR baru yang bisa dicek keasliannya oleh siapa pun.

Stempel

Gambar stempel dicetak menimpa area tanda tangan; PNG transparan disarankan.

Mengaktifkan dan mencetak#

1. Periksa pratinjauPastikan kop, isi, dan tanda tangan sudah benar.
2. Centang "Aktif untuk dicetak" lalu simpanTemplate aktif muncul di menu Cetak dokumen pada data yang sesuai. Setiap perubahan tercatat di audit log.
3. Cetak dari dataBuka data santri (atau tagihan, pembayaran, izin, dan seterusnya), klik "Cetak dokumen", pilih template, isi nomor surat bila perlu, lalu klik "Cetak".

Template dan kop per lembaga#

Admin lembaga bisa menyimpan template dan kopnya sendiri, misalnya kop MTs dan kop MA berbeda. Atur kop tiap lembaga di Komunikasi › Surat keluar, tab Pengaturan, bagian Kop surat (klik "Ubah kop" pada lembaganya). Pola nomor surat diatur di tab yang sama, misalnya {SEQ:3}/{KODE}/{LEMBAGA}/{BULAN}/{YEAR}.